公益財団法人兵庫県勤労福祉協会が提供する中小企業向け福利厚生制度「ひょうごファミリーパック」では、現在、西宮市共済からの会員（本人）の移行加入を進めています。その手続きにおいて、移行会員について家族単位で会員登録票を作成し、会員本人が所属する事業所に紙情報として郵送して、内容確認を行っていたところ、複数事業所からの連絡があり、他の事業所の会員情報が誤記載されていることが判明しました。
　つきましては、本事案の経緯と対応について、下記のとおりお知らせします。

１　事案の経緯

• 昨年秋～１月　　移行加入希望者から会員情報を入手
• １月３０日(月)　会員本人が所属する事業所に会員登録票を紙情報として郵送
• ２月２日(木)～３日(金)　複数事業所から会員登録票の誤記載について連絡
• ２月３日(金)　　原因の究明及び対策を完了
• 　　８日(水)　　全事業所に事情を説明して事案の全容を把握
• 　　９日(木)　　誤記載のあった全ての会員登録票の回収を完了
• 　１３日(月)　　会員情報の漏洩があった全ての事業所への謝罪を完了

２　漏えいした会員情報

　移行加入する１０１事業所の会員（本人）１，７４８人のうち、６事業所４０人の会員（本人）にかかわる本人１１人及び家族４３人に関する情報を、他の６事業所の会員１９人の登録票に分散して誤記載した。
　なお、会員個人の住所・連絡先、事業所の名称・住所・連絡先についての記載はない。

　　　［内訳］　本人１１人（氏名、生年月日、性別、就職年月日）

　　　　　　　　家族４３人（続柄、氏名、生年月日、性別、家族会員証発行希望）

３　事案発生後の対応

（１）原因の究明及び対策

　会員登録票の印刷時に、異なる会員コードを同一コードと読み込む不都合が生じたため、本来表示されるはずのない他の事業所の会員登録票に誤記載されたことが判明した。このため、同一コードと誤認識しないよう、データ処理の改善を行った。

　　　　＜イメージ例＞　１－２－３４５６

　　　　　　　　　　　　１２－３－４５６　　　同一コードと誤認識

（２）事業所及び会員への対応

1. 　全事業所に事情を説明して事案の全容を把握した。
2. 　会員登録票への誤記載は、事業所の事務担当者の確認時に判明し、速やかに、当協会へ連絡していただいている。その後、誤記載のあった全ての会員登録票を回収したことから、二次被害の可能性は低いと考えられる。
3. 　会員情報の漏洩があった全ての事業所への謝罪を行った。

（３）再発防止に向けた取組

1. 　協会全職員に対して、適切な事務執行と個人情報の適正な取扱を改めて徹底する。
2. 　現在開発中の新たな会員管理システムに、申請事業所が直接、登録入力できるフォーマットを装備する。